(11) 공용부분의 지분권
구분소유자는 공용부분을 공유하며(집합건물법 제10조) 공유자로서 공용부분에 대한 지분권을 갖는다. 공용부분에 대한 지분권은 전유부분의 면적 비율에 따른다. 그리고 일부공용부분이 있는 경우에 이를 공용하는 구분소유자의 전유부분의 면적에 합산하여 공용부분의 지분권을 정한다.
(12) 공정증서
집합건물법은 구분소유자가 1인인 경우에 규약을 제정할 수 없으므로 공정증서로 규약에 상응하는 것을 정하도록 하고 있다. 그리고 분양자가 분양계약을 체결할 때에 공정증서로 규약에 상응하는 것을 정하여 수분양자에게 제공하여야 한다.
공정증서는 공증인이 법률행위 기타 사권(私權)에 관한 사실에 대하여 작성하는 증서를 말한다(공증인법 2조). 공정증서는 그 효력에 있어서, 첫째 공문서로서 강력한 증거력을 가지고 있으며(3조, 민사소송법 356조), 둘째 강제집행에 있어서는 집행권원으로서 집행력을 가진다(민사집행법 56조).
집합건물법 제9조의3 제2항에서는 분양자가 수분양자에게 공정증서로서 규약에 상응하는 것을 정하여 수분양자에게 제공하도록 규정하고 있다. 분양자가 공정증서로 규약에 상응하는 것을 정한다는 것은 다음과 같은 의미를 갖는다. 첫째, 분양자가 공정증서로 작성한 규약(안)은 법 제9조의3 제1항에 분양자가 관리업무를 수행하는 동안에 자신이 작성한 규약에 따라 관리업무를 수행해야 한다는 자기구속적 의미를 갖는다. 따라서 수분양자들이나 구분소유자들은 공정증서로 작성된 규약안에 따라 분양자에게 건물을 관리할 것을 요구할 수 있다. 둘째, 분양자가 공정증서로 작성한 규약(안)은 첫 번째 관리단 집회에서 규약(안)으로 제공되어야 한다. 실제로 구분소유자들이 분양계약을 체결하면서 제공받은 관리규약(안)은 앞으로 그러한 내용으로 규약(안)이 만들어질 것이라는 신뢰를 제공하게 된다. 따라서 최초 관리단 집회에서 제안되는 규약(안)은 분양자가 공정증서로 작성한 규약(안)이 될 것이다. 그렇다고 해서 구분소유자들이 그러한 규약(안)에 구속되는 것은 아니므로 그 내용을 수정하여 관리규약을 제정할 수도 있다. 셋째, 분양자가 제공한 규약(안)은 장래의 구분소유관계에 관하여 필요한 정보를 미리 제공하는 의미를 갖는다.
(13) 관리규약
집합건물법상의 규약을 관리규약이라고 부르기도 하지만, 관리규약이라는 용어는 주로 공동주택에서 사용된다. 공동주택의 관리규약은 입주자등이 정하는 자치규범에 해당한다. 공동주택의 관리규약은 사업주체가 입주예정자들에게 관리규약을 제안하고 입주예정자의 과반수가 서면으로 동의하는 방식으로 제정된다.
(14) 관리규정
대규모점포관리자가 대규모점포를 관리하기 위해서는 관리규정을 제정해야 한다. 유통산업발전법 제12조의6에서는 입점상인의 동의를 얻어 관리규정을 제정해야 하며, 이 관리규정에 따라 관리가 이루어져야 함을 규정하고 있다(제1항, 제2항). 그리고 시도시자는 표준관리규정을 마련하여 보급하도록 규정하고 있다(제4항). 이 표준관리규정은 집합건물법이나 공동주택관리법상의 표준관리규약과는 성격이 다르다. 표준관리규정은 대규모점포관리에 있어서 대규모점포관리자와 입점상인이 준수해야 하는 내용을 규정하고 있으며 단체의 구성이나 기관에 관한 규정을 두고 있지 않기 때문이다. 따라서 표준관리규정은 단체의 정관은 아니며 대규모점포관리자가 관리업무를 수행함에 있어서 구속되어야 하는 규범의 성격을 갖는다.
(15) 관리단
구분소유관계가 성립하면 필연적으로 집합건물의 공동관리라는 문제가 발생한다. 이 공동관리의 문제는 구분소유자 사이의 합의, 즉 계약에 의해서 해결될 수도 있다. 실제로 전유부분이 얼마 되지 않는 집합건물은 구분소유자들의 합의에 의해서 건물을 관리할 수 있다. 그러나 규모가 크고 전유부분의 개수가 많은 집합건물은 구분소유자의 합의에 의해서 관리하는 것이 곤란하다. 구분소유자의 수가 많아지게 되면 구분소유자의 합의를 도출해 내는 것이 불가능하게 되기 때문이다. 집합건물법은 이러한 문제를 해결하기 위해서 집합건물의 관리에 있어서 단체법적 원리를 도입하고 있다. 이러한 단체법적 원리에 의해서 집합건물을 관리하도록 함으로써 관리에 관한 법률관계를 간명하게 만들고 있다. 집합건물의 관리단은 건물의 관리에 있어서 단체법적 원리를 도입하기 위한 개념이며, 집합건물법에 의해서 당연히 성립되는 단체이다.
관리단의 명칭에는 반드시 관리단이 포함될 필요는 없다. 따라서 상가번영회도 집합건물 관리단의 실질을 갖추었다면 명칭과 상관없이 관리단으로 인정될 수 있다.
집합건물의 모든 구분소유자로 이루어진 관리를 위한 단체를 관리단이라고 한다(집합건물법 제23조). 주상복합아파트의 경우에 공동주택 부분은 입주자대표회의가 관리하고 상가부분은 상가관리단이 관리하는 경우가 있다. 그런데 주상복합아파트의 경우에도 관리단은 하나만 존재한다. 상가관리단이 일부공용부분 관리단에 해당할 수도 있지만, 아파트와 상가의 모든 구분소유자로 구성된 주상복합아파트 관리단이 건물 전체의 관리에 관한 사항을 결정한다. 그런데 아파트와 상가의 구분소유자 사이에 관리에 관한 이해관계가 대립하는 경우가 많으며, 이러한 문제를 결의에 의해서 해결하게 되면 주택이나 상가의 구분소유자의 수에 의해서 결의의 내용이 사실상 미리 정해지게 된다. 예를 들어 아파트의 구분소유자 수가 많다면 관리단 집회의 결의는 아파트에 유리하게 이루어질 수밖에 없다. 이렇게 되면 관리단 집회의 결의를 상가 구분소유자들이 받아들이지 못하게 된다. 따라서 주상복합아파트와 같은 복합용도용 집합건물은 전체 관리단에 의한 건물의 관리를 기대하기 곤란한 경우가 많다. 이 문제는 입법적 조치에 의해서 해결되어야 한다.
(16) 관리단집회의 결의
관리단 집회는 원칙적으로 구분소유자 및 의결권의 과반수결의로 결의할 수 있다(집합건물법 제38조 제1항). 이를 통상결의라고 한다. 통상결의의 요건에 대해서는 규약으로 달리 정할 수 있다. 따라서 결의요건을 규약에 의해서 완화할 수도 있다. 결의요건을 완화한다는 것은 구분소유자와 의결권의 과반수가 아니라 1/3 이상 또는 1/4 이상 등으로 변경한다는 것을 의미한다. 구분소유자와 의결권의 2/3 이상으로 가중시킬 수도 있다.
집합건물법은 공용부분의 변경, 규약의 설정ㆍ변경ㆍ폐지, 재건축 등에 관하여 특별결의요건을 규정하고 있는데 이러한 특별결의요건은 규약으로 달리 정할 수 없다.
(17) 관리단의 권리능력
권리능력은 권리와 의무의 주체가 될 수 있는 자격을 의미한다. 관리단이 비법인사단에 해당한다면 관리단은 집합건물법과 규약에서 정한 목적범위 내에서 권리능력을 갖게 된다. 관리단은 부동산 등기와 관련하여 등기능력이 있으며, 소송절차에서 당사자능력이 인정된다. 집합건물법 제23조의2는 관리단의 의무에 대해서 규정하고 있는데, 이 규정은 관리단이 집합건물의 관리의 범위 내에서 권리와 의무의 주체가 될 수 있다는 점도 밝히고 있다.
공용부분은 구분소유자들이 공유하고 있지만, 관리단은 공용부분의 관리를 위해서 구분소유자의 권리와 의무를 대신 행사할 수 있다. 예를 들어 공용부분을 불법점유한 자가 있는 경우에 관리단의 명의로 공용부분의 반환과 원상회복을 청구할 수 있다.
비법인사단의 소유형태를 총유라고 한다. 총유는 공동소유의 일종이지만, 사실상 비법인사단이 단독소유하는 결과와 유사하다. 집합건물 관리단이 비법인사단에 해당한다면 관리단의 재산은 구분소유자들의 총유재산에 해당한다.
(18) 관리단집회
관리단 집회는 집합건물 관리단의 구성원인 구분소유자로 구성되며 관리단 내부의 최고의사결정기관에 해당한다. 관리단 집회의 결의를 위해서는 원칙적으로 관리단 집회가 소집되어야 하지만 관리단 집회가 소집되지 않는다고 하더라도 구분소유자 및 의결권의 4/5 이상의 서면에 의한 합의가 있다면 관리단집회의 결의가 있는 것으로 본다(집합건물법 제41조 제1항). 또한 관리단 집회는 반드시 집합건물 관리단이라는 명목으로 이루어져야 하는 것도 아니다. 상가번영회의 결의도 집합건물법의 요건을 갖추었다면 집합건물 관리단 집회의 결의로 볼 수도 있기 때문이다.
상가건물의 구분소유자와 임차인으로 구성된 상가번영회에서 관리규약을 결의한 경우에 임차인이 구분소유자의 대리인으로 결의에 참여한 것으로 볼 수 있다면 상가번영회의 집회의 결의는 관리규약의 결의에 있어서 집합건물 관리단의 집회의 결의로 볼 수 있다.
관리단 집회에는 정기관리단집회와 임시관리단집회가 있다. 관리인은 연 1회 일정한 시기에 정기관리단집회를 소집해야 한다. 일정한 시기는 규약에 정해져 있다면 규약에 따라야 한다. 그러나 시기의 정함이 없다면 회계연도가 종료한 후 3개월 이내에 관리인이 정기관리단 집회를 소집하면 된다.
관리인은 정기관리단 집회에서 관리단이 수행한 사무의 주요 내용과 예산ㆍ결산 내역을 보고해야 한다(집합건물법 시행령 제6조제3항).
관리인이 정기관리단 집회를 소집하지 않으면 구분소유자는 관리인에게 집회의 소집을 청구할 수 있다. 임시관리단 집회와 달리 정기관리단 집회의 개최는 관리인의 의무이기 때문에 임시관리단 집회의 소집을 청구하는 경우와 달리 구분소유자가 단독으로 관리인에게 정기관리단집회의 소집을 청구할 수 있다.
관리인은 필요성이 인정되는 경우에 임시관리단집회를 집회를 개최할 수 있다. 구분소유자는 1/5 이상이 회의의 목적 사항을 구체적으로 밝혀 집회의 소집을 관리인에게 요청할 수 있고, 구분소유자들이 집회의 소집을 요청하면 관리인은 관리단 집회를 소집해야 한다. 2013년 집합건물법이 개정되기 이전에는 임시관리단집회의 개최를 요구하는 구분소유자의 수뿐만 아니라 의결권도 1/5 이상이 되어야 했는데, 임시 관리단 집회의 개최를 용이하게 하기 위해서 의결권의 요건은 삭제되었다.
집합건물 표준규약에서는 관리위원회와 감사도 관리단인에게 집회의 개최를 청구할 수 있다고 정하고 있다. 따라서 규약에서 관리위원회와 감사에게도 집회 소집을 관리인에게 청구할 수 있는 권한이 있음을 규정할 수 있다. 그러나 규약에 이러한 규정을 두고 있지 않다면 관리위원회와 감사는 관리단 집회의 소집을 요청할 수 없다.
(19) 관리위원
관리위원회의 구성원을 관리위원 또는 관리위원회 위원이라고 한다. 집합건물법 제26조의4 제1항은 관리위원의 자격을 구분소유자로 한정하고 있다. 따라서 공동주택의 동별대표자와 달리 구분소유자의 배우자, 직계존비속은 구분소유자를 대리하더라도 관리위원이 될 수 없다.
구분소유자가 법인인 경우에는 법인의 대표자가 관리위원의 피선거권을 갖는다. 공동주택의 경우에도 법인이 입주자인 경우에 법인의 대표자가 동별 대표자로 선출될 수 있음을 규정하고 있다(공동주택관리법 제14조제3항). 그런데 법인이 각 선거구에 전유부분을 소유하는 경우를 생각해 볼 수 있다. 이 경우에 법인은 각 선거구마다 관리위원으로 출마할 수 없다. 그렇게 되면 사실상 해당 법인이 관리위원회를 장악할 수 있기 때문이다. 따라서 법인의 대표자가 관리위원으로 출마할 수 있다고 하더라도 하나의 선거구에서만 관리위원으로 출마할 수 있다. 구분소유자가 각 선거구에 전유부분을 소유하고 있다고 해서 각 선거구마다 관리위원으로 출마할 수 없는 것과 마찬가지이다.
하나의 전유부분을 여러 명이 공유하는 경우에 공유자들은 지분의 과반수에 의해서 관리위원으로 출마할 자를 정할 수 있다. 관리위원으로 선출되는 것도 결국 공유물의 관리행위에 해당하기 때문이다(민법 제265조).
관리위원의 자격에 대해서는 집합건물법 시행령 제8조 제1호에서 제7호가 규정하고 있다.
원칙적으로 관리위원은 관리단 집회의 결의에 의해서 선출한다(집합건물법 제26조의4 제1항). 관리위원회는 주로 관리 사무를 수행하는 기관이라는 점, 임차인의 관리참여가 허용된다는 점, 현실적으로 구분소유자들이 관리위원의 선임에 무관심한 경우가 있다는 점 등을 고려하여 관리위원 선출에 있어서 임차인도 의결권을 행사할 수 있다(집합건물법 제26조의4 제5항). 다만 구분소유자가 자신이 스스로 의결권을 행사할 의사를 관리단에 통지하면 임차인 등은 관리위원의 선임을 위한 의결권을 행사할 수 없다.
관리위원의 선출주체는 언제나 구분소유자 또는 임차인이 되어야 한다. 종종 관리인이나 관리위원회가 관리위원을 선출할 수 있도록 규약에서 정하는 경우가 있는데, 그러한 규약은 무효이다.
(20) 관리위원회
집합건물의 규모가 커지게 되면 수시로 관리단 집회가 개최되기 관리에 관한 사항을 정하기 어렵게 된다. 그렇다고 관리인에게 관리업무에 관한 권한을 포괄적으로 위임하는 것도 적절하지 않다. 관리인 개인의 자의적인 판단이 개입될 수 있으며, 관리단 집회가 개최되기 어렵기 때문에 관리단 집회에 의한 관리인의 통제가 어렵기 때문이다. 따라서 일정 규모 이상의 집합건물의 경우에는 관리인이 단독으로 업무집행을 하는 것이 아니라 관리인과 구분소유자들의 대표자로 구성된 관리위원회가 함께 관리에 관한 업무를 수행하도록 할 필요가 있다.
관리위원회가 구성되지 않은 경우에는 관리단 집회나 규약에서 정한 관리에 관한 업무를 관리인 단독으로 수행하게 된다. 즉 관리인이 업무를 집행하기 위한 구체적인 의사결정을 내리고, 그러한 집행의사를 스스로 실현하게 된다. 그러나 관리위원회가 구성된 경우라면 관리인과 관리위원회는 함께 집행기관을 구성하게 된다. 즉 관리위원회는 규약과 관리단 집회에서 정한 관리에 관한 사항에 대해서 구체적인 집행을 위한 사항을 정하게 되고, 관리위원회가 정한 사항에 따라 관리인은 규약과 관리단 집회에서 정한 관리에 관한 업무를 집행하게 된다.
그런데 경우에 따라서는 관리위원회가 관리인과 더불어 업무집행기관이 되는 것이 아니라 단순히 관리인을 감독하기 위한 대의원회와 같은 역할을 할 수도 있다. 관리위원회가 총회에 갈음하는 대의원회와 같은 역할을 하는 경우에는 관리인만이 집행기관이 된다. 즉 관리인은 규약이나 관리단 집회의 결의에 따른 관리업무에 대해서 스스로 집행에 관련된 판단을 내리고 스스로 내린 판단에 따라 집행을 한다. 관리위원회는 관리업무 집행에 관여할 수는 없지만, 관리인의 업무집행을 감독하고 구분소유자들의 의사를 전달하는 역할을 하게 된다.
관리위원회를 관리인과 더불어 집행기관으로 구성할 것인가, 아니면 대의원회와 같은 총회를 감독기관으로 구성할 것인가는 구분소유자들이 결정하면 된다. 규모가 큰 집합건물의 경우에는 관리위원회가 대위원회의 성격을 갖는 경우가 많으며, 그렇지 않은 경우에는 관리인과 더불어 업무집행기관의 성격을 갖는 경우가 많다. 관리위원회가 대위원회의 성격을 갖는 경우에는 관리인과 관리위원회 위원장이 분리되며, 관리인은 관리단 집회에서 선출되는 경우가 많다. 반대로 관리위원회가 업무집행기관의 성격을 갖는 경우에는 관리인이 관리위원회 위원장을 겸직하며 관리인이 관리위원회에서 선출되는 경우도 많다.
관리위원회는 임의기관이다. 따라서 반드시 관리위원회를 설치해야 하는 것은 아니다. 소규모 집합건물의 경우에는 관리인만을 선출하여 건물을 관리할 수 있다. 그러나 중대(中大)규모의 집합건물의 관리를 위해서는 통상적으로 관리위원회가 구성된다.
관리위원회를 설치하기 위해서는 규약의 정함이 있어야 한다. 관리위원회는 임의기관이지만, 일단 규약에서 관리위원회를 설치한다고 정하였다면 법령과 규약에 따라 관리위원회가 구성되고 운영되어야 한다.
관리위원회는 관리인의 사무집행을 감독하는 사무집행감독기관이면서 관리인의 업무수행에 관한 사항을 정해주는 집행의사결정기관의 성격을 갖는다. 크게 본다면 관리단의 의사결정은 관리단 집회에 의해서 이루어지고 관리단 집회와 규약에 의해서 위임된 업무에 관하여 관리인과 관리위원회는 함께 업무를 수행한다. 그런데 그 업무수행에 있어서 관리위원회는 업무수행의 구체적인 내용을 정하게 되고, 관리인은 관리위원회의 결정에 따라 업무를 집행하게 된다. 또 한편으로 관리위원회는 관리인의 업무집행을 감독한다.
